📢大事なお知らせ

2023年10月27日付リリースノートにてご案内しておりましたが、SmartHRは2024.04.10から新方式でのメンバーインポートに移行いたします。

新方式メンバーインポートの詳細についてはメンバーインポートを設定するも併せてご確認ください。

これまでSmartHRにおいて旧方式でのメンバーインポートをご利用いただいていた場合、以下の挙動に変更が生じます。

「退職済」のSmartHRアカウントの取り込み
「部署」「役職」「雇用形態」の作成方法
姓名の取り込み

💡旧方式と新方式の違い①

旧方式では、「在籍状況」ステータスが「退職済」となっているSmartHRアカウントについては、メンバーインポートの対象外となっておりました。

これはSmartHRのみの例外的な仕様であり、その他のアプリにおいては「離職済」や「退職済」のアカウントであっても、Bundleにメンバーとしてこれまでもインポートされています。

上記仕様をその他のアプリと揃えるべく、新方式移行後はSmartHRアカウントの「在籍状況」ステータスが「退職済」であっても、Bundleにメンバーインポートされる仕様へと変更されます。

そのため、新方式移行後には「退職済」となっているSmartHRアカウントについて、以下が発生する可能性がございます。

「離職済」のBundleメンバーとして新規作成される
紐付いている「離職済」のBundleメンバーのメンバー情報が更新される

上記挙動による意図しないアクションの実行を避けるため、メンバーの作成/更新をトリガーとして実行されるオートメーションが存在するかどうかを事前にご確認いただき、必要に応じて無効化する/フィルター条件を追加するなどのご対応をお願いいたします。

💡旧方式と新方式の違い②

旧方式では、メンバーインポートを実行する際、「部署」「役職」「雇用形態」については暗黙的にBundle側で項目を作成していました。

例として...

「営業部」に所属するアカウントをメンバーとして取り込んだ際、「営業部」という「部署」をBundle側で自動で作成していました。
「部長」という役職を持つアカウントをメンバーとして取り込んだ際、「部長」という「役職」をBundle側で自動で作成していました。
「役員」という雇用形態を持つアカウントをメンバーとして取り込んだ際、「役員」という「雇用形態」をBundle側で自動で作成していました。

しかし、新方式においては「部署」「役職」「雇用形態」は予めBundle側に作成しておく必要があります。

❗ただし、本リリース前に既にご登録済の「部署」「役職」「雇用形態」は、削除されずに残ります。

既に必要な「部署」「役職」「雇用形態」がBundle上に作成されている場合は新規での作成は不要です。

今後新たな「部署」「役職」「雇用形態」が必要になった場合は新規に作成いただく必要があります。

💡旧方式と新方式の違い③

旧方式では、以下のようなルールで姓名を取り込んでいました。

以下項目をまず取り込む。

・ビジネスネーム：姓
・ビジネスネーム：名
・ビジネスネーム：姓（ヨミガナ）
・ビジネスネーム：名（ヨミガナ）
上記が設定されていない場合、以下項目を取り込む。

・姓
・名
・姓（ヨミガナ）
・名（ヨミガナ）

新方式に移行後は、メンバーインポート項目にて「通常の姓名」を取り込むか「ビジネスネーム」を取り込むか、自由に設定することが可能です。

⚠️ ただし、メンバーインポート項目で姓名として「ビジネスネーム」を取り込む設定にした際に、SmartHR側でビジネスネームが設定されていない場合、「未設定」で上書きされる挙動となりますのでご注意ください。

SmartHR側の設定画面

💡新方式への移行による影響

これまでに旧方式をご利用の場合、新方式への移行に合わせてメンバーインポート項目が以下のように設定されます。

一旦は自動で設定が移行されていますが、Bundle管理者にていつでも編集可能なので、必要に応じてご設定ください。

Bundleメンバーの属性 ← SmartHRアカウントの属性

メールアドレス ← メールアドレス
姓 ← ビジネスネーム：姓
名 ← ビジネスネーム：名
姓（ヨミ） ← ビジネスネーム：姓（ヨミガナ）
名（ヨミ） ← ビジネスネーム：名（ヨミガナ）
在籍ステータス ← 在籍状況と比較
性別 ← 戸籍上の性別
生年月日 ← 生年月日
入社日 ← 入社年月日
離職日 ← 退職年月日
社員番号 ← 社員番号
雇用形態 ← 雇用形態
部署 ← 所属部署

「部署」「役職」「雇用形態」の作成手順

「部署」についてはSmartHRから「部署」情報のCSVエクスポートが可能です。

詳細な手順をこちらの公開スプレッドシートにまとめましたのでご確認ください。
Bundle上での「部署」の追加およびCSVインポート手順については部署を追加するをご参照ください。
Bundle上での「役職」と「雇用形態」の追加手順については役職や雇用形態を追加/編集するをご参照ください。

❗これから部署や雇用形態などの項目を新規作成して運用を始める場合、後述のメンバーインポート項目の設定も忘れずにご実施ください。

メンバーインポート設定手順

［マイアプリ］> SmartHR >［設定］>［メンバーインポート］>［インポート設定を編集］をクリックします。
「アカウントをメンバーにインポート」を［有効］に設定し、［更新］をクリックします。
「メンバーインポート項目」が表示されます。
ここでは例として「メールアドレス」を設定します。

各項目の三点リーダーから［作成］をクリックして設定します。
［設定する］をクリックします。
「属性」として［メールアドレス］を選択し、［設定する］をクリックします。

ここで選択できる「属性」は、「対象アプリから取得可能な項目」のことを指します。
そのため、対象アプリによってここで選択できる項目は異なります。

例：
SmartHRの場合「戸籍上の性別」という属性を選択することが可能ですが、これはGoogle Workspaceからは取得できない属性です。
［メンバーインポート項目を追加］をクリックします。
画面右下に「メンバーインポート項目を追加しました」と表示され、以下のような状態になっていれば「メールアドレス」の設定は完了です。

❗「メールアドレス」「姓」「名」は必須項目です。必須項目が設定されていない場合、インポートが実行されませんのでご注意ください。

❗SmartHR側で未設定となっている属性をメンバーインポート項目で設定した場合、「未設定」で上書きされる挙動となりますのでご注意ください。