📢大事なお知らせ
2023年10月27日付リリースノートにてご案内しておりましたが、カオナビは2024.04.03から新方式でのメンバーインポートに移行いたしました。
新方式メンバーインポートの詳細については メンバーインポートを設定する も併せてご確認ください。
これまでカオナビにおいて旧方式でのメンバーインポートをご利用いただいていた場合、以下の挙動に変更が生じます。
- 「部署」の作成方法
- 「主務情報」「兼務情報」「入社日」「退職日」の取り込まれ方
- 「氏名」「フリガナ」の取り込まれ方
💡旧方式と新方式の違い①
旧方式では、メンバーインポートを実行する際、「部署」については暗黙的にBundle側で項目を作成していました。
例として...
- 「主務情報」が「営業部」のアカウントをメンバーとして取り込んだ際、「営業部」という「部署」をBundle側で自動で作成していました。
しかし、新方式においては「部署」は予めBundle側に作成しておく必要があります。
❗ただし、本リリース前に既にご登録済の「部署」は、削除されずに残ります。
既に必要な「部署」がBundle上に作成されている場合は新規での作成は不要です。
今後新たな「部署」が必要になった場合は新規に作成いただく必要があります。
💡旧方式と新方式の違い②
前提として、新方式メンバーインポートにおいて、「アプリ側で未設定の属性」をメンバーインポート項目に設定した場合、メンバー情報が「未設定」で上書きされます。
カオナビ側で「主務情報」「兼務情報」「入社日」「退職日」がそれぞれ未設定の場合、旧方式と新方式でメンバー情報の取り込まれ方に以下の違いがあります。
| 旧方式 | 現状のメンバー情報を維持 |
| 新方式 | 「未設定」になる |
【今後の必要な対応について】
現在カオナビをメンバー取り込み元として設定されている場合、今後の運用に併せて以下の通りご対応いただく必要がありますのでご確認ください。
パターン①：カオナビの「主務情報」「兼務情報」「入社日」「退職日」をBundleに取り込む予定が無い / 別のアプリから取り込みたい
- カオナビの［設定］>［メンバーインポート］にて、メンバーインポート項目「部署」「入社日」「離職日」を「未設定」のままにします。
- 「部署」「入社日」「離職日」をカオナビ以外のアプリから取り込みたい場合は、当該アプリのメンバーインポート項目を設定します。
その際、当該アプリの［メンバーインポートの優先順位］がカオナビよりも高くなるように併せてご設定ください。
メンバーインポート項目「部署」「入社日」「離職日」をそれぞれ「主務情報」「兼務情報」「入社日」「退職日」からインポートするよう設定します。
⚠️現時点では、メンバーにインポートできる部署は最大3つです。
⚠️2つ目の部署項目の設定を追加するには、まず1つ目の部署項目を設定する必要があります。詳細は 2024.03.29 リリース 内のご案内をご参照ください。
- ［メンバーインポートの優先順位］で、カオナビの優先度が他アプリより上になるよう設定します。
- メンバーインポート項目「部署」「入社日」「離職日」をそれぞれ「主務情報」「兼務情報」「入社日」「退職日」からインポートするよう設定します。
⚠️現時点では、メンバーにインポートできる部署は最大3つです。
⚠️2つ目の部署項目の設定を追加するには、まず1つ目の部署項目を設定する必要があります。詳細は 2024.03.29 リリース 内のご案内をご参照ください。
💡旧方式と新方式の違い③
旧方式においては、カオナビアカウントの「氏名」および「フリガナ」に姓名の区切りが無い場合、弊社独自のアルゴリズムを用いて「姓」と「名」に分解した上でBundleメンバーへインポートしていました。
これはメンバーインポートにおいて、「メールアドレス」「姓」「名」がそれぞれ設定必須の項目であるためです。
新方式においては、当該のアルゴリズムが削除され、メンバーインポート項目「姓」「名」「姓（ヨミ）」「名（ヨミ）」をカオナビのどのアカウント属性からインポートするかをユーザー様に明示的にご設定いただく仕様へと変更されます。
しかしながら、カオナビ側には「姓」「名」「姓（ヨミ）」「名（ヨミ）」というアカウント属性は無く、「氏名」および「フリガナ」があるのみとなっているため、新方式のメンバーインポート項目を設定する際にはアカウント属性として「氏名」および「フリガナ」しかご選択いただけません。
Bundle側では「特定文字で区切る」あるいは「空白で区切る」という変換オプションを用意していますので、例えばカオナビ側の「氏名」が「Bundle 太郎」のように空白で区切られていれば、当該オプションを使用して「氏名」を「姓」と「名」にそれぞれ変換可能です。
【新方式で「姓」を取り込む際の設定】
カオナビ側の「氏名」および「フリガナ」に特定文字や空白での姓名の区切りが無いまま、メンバーインポート項目をご設定いただくと、以下のような状態でアカウント情報がインポートされます。
メンバーインポート項目設定
-
- 姓 ← 氏名
- 名 ← 氏名
- 姓（ヨミ） ← フリガナ
- 名（ヨミ） ← フリガナ
カオナビアカウントの情報（氏名に姓名の区切りが無い）
-
- 氏名：Bundle太郎
- フリガナ：バンドルタロウ
上記アカウントのインポート後のBundleメンバー情報
-
- 姓：Bundle太郎
- 名：Bundle太郎
- 姓（ヨミ）：バンドルタロウ
- 名（ヨミ）：バンドルタロウ
【今後の必要な対応について】
- カオナビの［プロファイルブック］>［メンバー詳細］ > ［基本情報］内の「氏名」および「フリガナ」において、姓名が繋がっている（「半角または全角の空白」で区切っていない）アカウントが存在する場合、「半角または全角の空白」での区切りをご追加ください。
例：
・氏名：Bundle太郎 ⇒ 「Bundle 太郎」に修正
・フリガナ：バンドルタロウ ⇒ 「バンドル タロウ」に修正
- 上記対応によるメンバー情報更新をトリガーとして実行されるオートメーションが存在するかどうかご確認いただき、意図しないアクションが実行される可能性がある場合には新方式でのメンバーインポート項目設定が完了するまで、一旦当該オートメーションを無効化ください。
💡新方式への移行による影響
これまでに旧方式をご利用の場合、新方式への移行に合わせてメンバーインポート項目が以下のように設定されます。
一旦は自動で設定が移行されていますが、Bundle管理者にていつでも編集可能なので、必要に応じてご設定ください。
Bundleメンバーの属性 ← カオナビアカウントの属性
- メールアドレス ← メールアドレス
- 社員番号 ← 社員番号
- 性別 ← 性別
- 生年月日 ← 誕生日
⚠️新旧での挙動の差異の兼ね合いから、「姓」および「名」は自動的には設定移行されません。
⚠️「メールアドレス」「姓」「名」が未設定の場合、メンバーインポートは有効になりませんため、お手数ですが前述の「今後の必要な対応について」の内容をご確認の上、別途メンバーインポート項目の設定をお願いいたします。
「部署」の作成手順
- 「部署」についてはカオナビから所属情報のCSVエクスポートが可能です。
詳細な手順を こちらの公開スプレッドシート にまとめましたのでご確認ください。 - Bundle上での「部署」の追加およびCSVインポート手順については 部署を追加する をご参照ください。
❗これから部署を新規作成して運用を始める場合、後述のメンバーインポート項目の設定も忘れずにご実施ください。
メンバーインポート設定手順
- ［マイアプリ］>［カオナビ］>［設定］>［メンバーインポート］>［インポート設定を編集］をクリックします。
- ［アカウントをメンバーにインポート］を［有効］に設定し、［更新］をクリックします。
- ［メンバーインポート項目］が表示されます。
ここでは例として［メールアドレス］を設定します。
各項目の三点リーダーから［作成］をクリックして設定します。 - ［設定する］をクリックします。
- ［属性］として［メールアドレス］を選択し、［設定する］をクリックします。
ここで選択できる［属性］は、「対象アプリから取得可能な項目」のことを指します。
そのため、対象アプリによってここで選択できる項目は異なります。
例：
カオナビの場合「勤続年数」という属性を選択することが可能ですが、これはGoogle Workspaceからは取得できない属性です。 - ［メンバーインポート項目を追加］をクリックします。
- 画面右下に「メンバーインポート項目を追加しました」と表示され、以下のような状態になっていれば「メールアドレス」の設定は完了です。
❗「メールアドレス」「姓」「名」は必須項目です。必須項目が設定されていない場合、インポートが実行されませんのでご注意ください。
❗繰り返しになりますが、カオナビ側で未設定となっている属性をメンバーインポート項目で設定した場合、「未設定」で上書きされる挙動となりますのでご注意ください。