本ヘルプでは、従業員マスタのメンテナンスを実施する目的や実施する上で押さえていただきたいポイントについてご紹介します。
従業員マスタのメンテナンスの目的
SaaSアカウント管理の安定運用の実現
Bundleでは、従業員マスタ＝メンバー一覧がすべての機能の基盤となっており、メンバーを軸に「誰がどのアプリのアカウントを持っているのか」を可視化することができます。定期的に従業員マスタ＝メンバー一覧をメンテナンスしていただくことで、SaaSアカウントの可視化やアカウント管理の安定運用に繋げていただくことができます。
オートメーションの誤作動リスクの軽減
Bundleのオートメーション機能の実行対象はメンバーです。メンバー数だけでなく、メンバーの在籍ステータスや雇用形態、部署などのメンバーのプロフィール項目を最新に更新していただくことで、メンバーへの誤ったアカウント追加や削除を防ぐことができます。
課金対象の適正化の推進
Bundleでは、毎月末日時点で在籍ステータスが「在職中」及び「休職中」のメンバー数が課金対象となります。従業員の方の入社・退職時に加え、定期的に従業員マスタ＝メンバー一覧をメンテナンスしていただくことで、課金対象の適正化を進めていただくことができます。
従業員マスタメンテナンスの2つのポイント
以下の2つのポイントを事前に貴社内でご検討いただくことで、従業員マスタのメンテナンスサイクルの構築に繋げていただくことができます。
1. 「メンテナンス担当」を決めよう
- メンテナンス担当者 例： Aさん / Bさんの2名体制（交代制）
従業員マスタのメンテナンスは、毎月継続して実施いただくことを推奨しています。2名の交代制でご担当いただくケースのほか、メイン担当者とサブ担当者の2名体制でご対応いただくケースもございます。予め部内やチームで、どなたが従業員マスタのメンテナンスを実施するかについてご検討いただくことで、安定的な運用を実現いただくことが可能です。
2. 「メンテナンス日」を決めよう
- メンテナンス日 例： 毎月25日
Bundleでは、毎月月末日時点での「在職中」及び「休職中」のメンバー数が課金対象となりますので、毎月月末までに従業員マスタのメンテナンスを実施いただくことを推奨いたします。毎月25日にメンテナンスを実施するなど、メンテナンス日を予め部内やチームで検討の上、カレンダーに登録いただくとスムーズに実施いただけます。
⏩ ご参考：Bundleの課金対象ID数を確認したいです
従業員マスタメンテナンス時の推奨チェック項目
従業員マスタをメンテナンスする際のチェックポイントは、大きく以下の2点です。
- Bundleで管理するべき従業員数とメンバー数は一致していますか？
- メンバー画面には、会社用メールアドレスが表示されていますか？
1. Bundleで管理するべき従業員数とメンバー数は一致していますか？
Bundleでは、在籍ステータスが「在職中」及び「休職中」のメンバー数が課金対象となりますので、貴社としてBundleで管理するべき従業員数と一致しているかどうかをご確認ください。
課金対象ID数の確認方法
1. Bundleの［メンバー］ページを開きます。
2. フィルターの「在籍ステータス」にて、［在職中］と［休職中］にチェックを入れ絞り込みます。
従業員数よりも "多い" 場合の対処方法
以下の4つの中で該当するケースを確認の上、対応方法をご検討ください。
※本ヘルプでは、メンバー取り込み元アプリを設定した場合を想定した対処方法をご案内します。
ケース①
| 退職した従業員が「在職中」もしくは「休職中」として表示されている |
在籍ステータスを［離職済］に変更するなど対応方法をご検討ください。
⏩ ご参考：Bundleで管理しているメンバーが退職した場合の対応方法について教えてほしい
ケース②
| 共有アカウントやメーリングリストが、メンバーとしてインポートされている |
「システムアカウント」として登録するなど対応方法をご検討ください。
⏩ ご参考：共有メールアドレスやメーリングリストを管理する（システムアカウント）
ケース③
| 顧問先や取引先のアカウントが、メンバーとしてインポートされている |
［除外フィルター」を登録するなど対応方法をご検討ください。
⏩ ご参考：アプリの設定を管理する（ページ中段にある「除外フィルター」をご参照ください）
ケース④
| 同一人物の異なるメールアドレス(出向元・出向先）で複数メンバーがインポートされている |
［除外フィルター」を登録するなど対応方法をご検討ください。
⏩ ご参考：アプリの設定を管理する（ページ中段にある「除外フィルター」をご参照ください）
従業員数よりも ”少ない” 場合の対処方法
以下の2つの中で該当するケースを確認の上、対応方法をご検討ください。
※本ヘルプでは、メンバー取り込み元アプリを設定した場合を想定した対処方法をご案内します。
ケース①
| 「未登録アカウント」の状態のため、メンバーとしてインポートされていない |
以下のヘルプをご参照の上、対応方法をご検討ください。
⏩ ご参考：シャドーアカウントを確認する
ケース②
| メンバー取り込み元アプリの「除外フィルター」に抵触したため、メンバーとしてインポートされていない |
以下のヘルプをご参照の上、対応方法をご検討ください。
⏩ ご参考：アプリの設定を管理する（ページ中段にある「除外フィルター」をご参照ください）
2. メンバー画面には会社用メールアドレスが表示されていますか？
メンバー画面に表示されている「メールアドレス」項目に従業員のプライベートメールアドレスが表示されている環境下で、仮にアカウント追加のアクションを実行した場合、従業員のプライベートメールアドレス宛てにアカウントの追加が実行されます。このようなアクションの誤作動を防止するために、プライベートメールアドレスではなく、会社用メールアドレスが表示されているかどうかをご確認ください。
メンバーのメールアドレスの確認方法
1. Bundleの「メンバー」ページを開きます。
2. 検索ボックスに「@yahoo.co.jp」や「@gmail.com」など、プライベートメールアドレスで使用されることが多いメールのドメインを入力して検索し、プライベートメールアドレスがないかを確認します。
プライベートメールアドレスが表示された場合の対処方法
以下の2つの中で該当するケースを確認の上、対応方法をご検討ください。
ケース①
| メンバーインポート項目「メールアドレス」に会社用メールアドレスの項目が設定されていない |
以下のヘルプをご参照の上、対応方法をご検討ください。
⏩ ご参考：
ケース②
| メンバー取り込み元のアプリ側に会社用メールアドレスが入力されていない |
以下のヘルプをご参照の上、アプリ側の従業員情報にカスタム項目を追加するなど対応方法をご検討ください。
⏩ ご参考：SmartHRの従業員情報のメールアドレス欄にプライベートアドレスを入力している場合、どうしたらいいですか？